ООО "Электронные офисные системы"

Законодательное Собрание Новосибирской области создает электронный архив: с системой «ДЕЛО» интегрировано «Архивное ДЕЛО»

В Законодательном Собрании Новосибирской области – новый этап автоматизации документных процессов.

<p>В Законодательном Собрании Новосибирской области &ndash; новый этап автоматизации документных процессов. В июне текущего года в организации появилось специализированное решение для работы с архивом &ndash; система &laquo;Архивное ДЕЛО&raquo;. Она дополнила и расширила возможности СЭД &laquo;ДЕЛО&raquo;, профессионального программного продукта для управления документами, с которым специалисты аппарата Заксобрания НСО работают уже 10 лет. Разработчиком этих систем является компания ЭОС (Москва), а внедрением занимались специалисты &laquo;КС-Консалтинг&raquo;.</p> <p>Начало электронного документооборота: &laquo;ДЕЛО&raquo;, &laquo;КАДРЫ&raquo;, &laquo;Мониторинг документов&raquo;</p> <p>Автоматизировать документооборот с помощью специализированного прикладного ПО в Новосибирском областном Совете депутатов (предыдущее название Законодательного Собрания) начали еще в 2009 году. Стимулом для принятия решения о внедрении СЭД стал визит делегации Совета к коллегам: в 2008 году в рамках межпарламентского взаимодействия специалисты аппарата посетили Алтайский край. У соседей (в Алтайском краевом Законодательном Собрании) на тот момент давно и успешно использовалась система &laquo;ДЕЛО&raquo;, и новосибирцы получили возможность увидеть все плюсы современной СЭД.</p> <p>Установка &laquo;ДЕЛА&raquo; в аппарате НСО началась с канцелярии. Затем систему внедрили в приемных Председателя Совета, его заместителей, а также у ответственных за делопроизводство постоянных депутатских комитетов и комиссий. В 2013 году были закуплены дополнительные рабочие места СЭД, и возможность работать в &laquo;ДЕЛЕ&raquo; получили 100% сотрудников аппарата. В итоге система охватила документооборот всех подразделений.</p> <p>Кроме этого, для всех пользователей СЭД были закуплены лицензии приложения &laquo;Мониторинг документов&raquo; (собственная разработка &laquo;КС-Консалтинг&raquo;, дополнительный модуль-информатор). В организации внедрили и систему &laquo;КАДРЫ&raquo;. Она также разработана ЭОС (на данный момент распространяется по модели СПО), интегрирована с СЭД &laquo;ДЕЛО и используется для ведения кадрового делопроизводства.</p> <p>В результате в аппарате Заксобрания НСО автоматизированы основные документные процессы &ndash; регистрация, вынесение резолюций, прохождение документов и их исполнение, а также работа с законопроектами. Сформирована единая база данных с возможностью просмотра электронных версий, прикрепленных к регистрационным карточкам, и поиска по любым реквизитам. Единственным участком &laquo;жизненного цикла&raquo; документооборота, которого изменения коснулись лишь частично, оставался архив, то есть организация хранения, использования и уничтожения законченных делопроизводством документов.</p> <p>На пути к электронному архиву документов: &laquo;Архивное ДЕЛО&raquo; для оперативного хранения и подготовки номенклатуры дел</p> <p>Законодательное Собрание Новосибирской области является источником комплектования Архивного фонда РФ. Наиболее ценные для истории документы, образующиеся в его деятельности, подлежат передаче в Госархив (в бумажном виде) после истечения сроков хранения в архиве организации. Обработку дел постоянного и долговременного хранения ведут на договорной основе сотрудники Государственного архива Новосибирской области. Работа с делами временных сроков хранения и последующее их уничтожение, а также составление номенклатуры дел &ndash; обязанность сотрудников аппарата Заксобрания.</p> <p>Для упрощения работы с завершенными делопроизводством документами в период их оперативного хранения, а также для автоматизации подготовки номенклатуры дел была выбрана система &laquo;Архивное ДЕЛО&raquo;. С ее помощью планировалось решить следующие задачи:</p> <p>&middot;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Создать электронный архив организации с исчерпывающими возможностями поиска дел и документов, делопроизводство по которым завершено.</p> <p>&middot;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Организовать оперативное хранение дел.</p> <p>&middot;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Сократить затраты времени на поиск необходимых дел и документов.</p> <p>&middot;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Автоматизировать подготовку номенклатуры дел Заксобрания.</p> <p>В соответствии с распределением обязанностей в каждом структурном подразделении Заксобрания имеется ответственный за делопроизводство. Он составляет номенклатуру подразделения и комплектует дела для передачи в архив организации. Составление сводной номенклатуры возложено на ответственного за архив, и в связи с внедрением специализированного решения его задача значительно упростилась. Теперь сводная номенклатура дел формируется в системе &laquo;Архивное ДЕЛО&raquo;, затем ее экспортируют в &laquo;ДЕЛО&raquo;, и уже в соответствии с ней пользователи будут списывать документы в номенклатурные дела.</p> <p>&laquo;Архивное ДЕЛО&raquo; изначально интегрируется с СЭД &laquo;ДЕЛО&raquo; (такая возможность заложена разработчиком). На данный момент закуплено 3 лицензии для различных пользовательских ролей: &laquo;Архивный работник&raquo;, &laquo;Делопроизводитель&raquo;, &laquo;Читатель&raquo;.</p> <p>Сотрудник с ролью &laquo;Архивный работник&raquo; имеет доступ к максимуму функций в системе и будет заниматься актуализацией справочников, составлением сводной номенклатуры и экспортом РК из СЭД &laquo;ДЕЛО&raquo;. Напомним, что списание документов в номенклатурные дела &ndash; штатная функция &laquo;ДЕЛА&raquo; и доступна пользователям СЭД с соответствующими правами. Таким образом, все регистрационные карточки документов будут передаваться из СЭД с максимально полной информацией, и специалисту не потребуется вносить их в &laquo;Архивное ДЕЛО&raquo; вручную.</p> <p>Роль &laquo;Делопроизводитель&raquo; и соответствующее пользовательское рабочее место предназначено для специалиста, занимающегося составлением номенклатуры дел канцелярии, экспортом РК документов этого подразделения из СЭД &laquo;ДЕЛО&raquo; и оформлением актов об уничтожении дел с истёкшими сроками хранения.</p> <p>Чтобы разгрузить систему электронного документооборота от законченных делопроизводством документов, организовано их оперативное хранение в системе &laquo;Архивное ДЕЛО&raquo;. Для доступа к ним приобретена пользовательская лицензия &laquo;Читатель&raquo;. Возможности этой роли меньше, чем у категорий &laquo;Архивный работник&raquo; и &laquo;Делопроизводитель&raquo;, но достаточны для решения своих задач: она позволяет осуществлять оперативный поиск необходимых документов, экспортированных из СЭД &laquo;ДЕЛО&raquo;. В планах на будущее &ndash; рассмотреть вопрос о дополнительной закупке таких лицензий, что позволит обеспечить полноценную работу с документами в электронном виде в каждом из подразделений (через ответственных за делопроизводство).</p> <p>Установка и настройка системы проведена с помощью специалистов компании &laquo;КС-Консалтинг&raquo;. В базу данных заложено максимальное количество информации: справочник &laquo;Фонды&raquo;, фондообразователь, номенклатура дел, статьи хранения по типовому перечню, справочник &laquo;Пользователи&raquo;.</p> <p>&nbsp;</p> <p>В рамках этого этапа автоматизации также приобретено дополнительное программное обеспечение для СЭД &laquo;ДЕЛО&raquo;. В частности, закуплена подсистема &laquo;Управление процессами&raquo; (позволяет реализовать в СЭД произвольные документные процессы), сервер &laquo;ДЕЛО-Web&raquo; (для доступа в СЭД через веб-интерфейс) и опция &laquo;Печать штрих-кода&raquo; (используется для распознавания бумажных документов при их сканировании).</p>

ООО "Электронные офисные системы"

Москва, ул.Шумкина, д.20 стр.1,
Москва 107113,
Россия

Рассылка

Powered by PRNEWS.io