ООО "Электронные офисные системы"

Региональный оператор Алтайского края «Фонд капитального ремонта многоквартирных домов» с помощью СЭД «ДЕЛО» автоматизировал документооборот до уровня подразделений

«Региональный оператор Алтайского края «Фонд капитального ремонта многоквартирных домов» в марте текущего года завершен первый этап внедрения СЭД «ДЕЛО».

<p>В некоммерческой организации &laquo;Региональный оператор Алтайского края &laquo;Фонд капитального ремонта многоквартирных домов&raquo; в марте текущего года завершен первый этап внедрения системы электронного документооборота. Для автоматизации документных процессов заказчик выбрал СЭД &laquo;ДЕЛО&raquo;, разработанную компанией ЭОС. Проект реализован компанией&nbsp;&laquo;КС &ndash;&nbsp;Консалтинг&raquo;, партнером ЭОС в Западной Сибири.<br />Региональный оператор &laquo;Фонд капитального ремонта многоквартирных домов&raquo; создан постановлением Администрации Алтайского края от 25 марта 2014 года № 133. Данный Фонд действует в соответствии с Жилищным Кодексом РФ и предназначен для формирования долгосрочной региональной системы капитального ремонта многоквартирных домов.&nbsp;</p> <p>До внедрения СЭД документооборот Фонда велся без использования специализированных решений. Регистрация переписки осуществлялась в программе MS Excel. На обращения граждан заводились алфавитные карточки.</p> <p>Работа регионального оператора Фонда капремонта жестко регламентирована федеральным и краевым законодательством и строится на абсолютной прозрачности для граждан и контролирующих органов. Это предполагает наличие четких правил внутреннего документооборота, а также строгий контроль рассмотрения обращений граждан и организаций по вопросам компетенции Фонда. Очевидно, что только профессиональные системы автоматизации, в числе которых СЭД&nbsp;&laquo;ДЕЛО&raquo;, позволяют организовать документооборот на должном уровне.</p> <p>Приняв решение о внедрении СЭД, заказчик сформулировал первоочередные цели проекта:</p> <p>1. создание базы электронных документов с возможностью оперативного поиска;</p> <p>2. реализация средствами СЭД механизмов контроля сроков исполнения поручений и рассмотрения обращений граждан;</p> <p>3. переход к электронному согласованию договоров и дополнительных соглашений.</p> <p>Заказчик приобрел 15 лицензий (из них 10 рабочих мест подсистемы&nbsp;&laquo;ДЕЛО-Web&raquo;), а также 1 лицензию на опцию &laquo;Сканирование&raquo;. 3 рабочих места &laquo;толстого клиента&raquo; были установлены в службе ДОУ (у начальника общего отдела, делопроизводителя-регистратора и секретаря руководителя). Опция&nbsp;&laquo;Сканирование&raquo;&nbsp;установлена на рабочем месте секретаря приемной. 2 полнофункциональных АРМ получили руководители управлений Фонда. В веб-интерфейсе работают генеральный директор, начальники отделов и их заместители. Для оперативного отслеживания поступления документов в СЭД, а также сроков исполнения поручений у каждого пользователя установлено приложение &laquo;Мониторинг документов&raquo; (собственная разработка компании &laquo;КС-Консалтинг&raquo;).</p> <p>&nbsp;</p> <p>В рамках данного этапа проекта решены все задачи, доступные при таком количестве рабочих мест в СЭД:</p> <p>1. Автоматизирована регистрация документов. За эти операции отвечают два специалиста: делопроизводитель и секретарь руководителя. Делопроизводитель регистрирует входящую корреспонденцию &ndash; заводит на каждый документ карточку в СЭД. Настроена регистрация из программы Outlook входящих документов, поступающих на корпоративную почту.</p> <p>2. Создана база документов, их электронных образов и резолюций к ним. После рассмотрения руководителем входящей корреспонденции секретарь сканирует бумажные экземпляры, заносит в карточки резолюции и (при необходимости) ставит на контроль. Исходящие документы и ответы регистрируются в связке и сканируются.&nbsp;</p> <p>3. Автоматизирован контроль исполнения. Резолюции по входящим документам отслеживает секретарь руководителя. Обращения граждан также контролируется секретарем, кроме тех, которые поставлены на &laquo;Особый контроль&raquo;. Эту категорию отслеживает начальник общего отдела (в СЭД &laquo;ДЕЛО&raquo; он имеет права контролера по таким обращениям).&nbsp;</p> <p>4. В СЭД &laquo;ДЕЛО&raquo; фиксируются и отслеживаются процессы передачи документов в подразделения и ход исполнения. После внесения резолюций документы поступают в СЭД в кабинеты исполнителей (это начальники отделов и заместители). В отделе выносится резолюция на конечного исполнителя, которая ставится на контроль, если необходимо. После выполнения поручений в систему вносятся отчеты.&nbsp;</p> <p>5. В СЭД реализовано электронное согласование проектов договоров и дополнительных соглашений. Обмен служебными записками между отделами переведен в электронный вид.</p> <p>Таким образом, с помощью СЭД &laquo;ДЕЛО&raquo; удалось автоматизировать документооборот в НО &laquo;Региональный оператор Алтайского края &laquo;Фонд капитального ремонта многоквартирных домов&raquo; до уровня структурных подразделений. На сегодняшний день &laquo;ДЕЛО&raquo; работает в промышленном режиме. В планах Фонда &ndash; организация обмена документами с вышестоящим ведомством &ndash; Министерством строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края. Это возможно реализовать, используя специализированное решение &ndash; СЭВ (Сервер электронного взаимодействия). Опция позволяет оперативно обмениваться документами, направленные в Фонд на исполнение, а также получать данные о приеме и регистрации в конечном пункте направленных адресату документов.&nbsp;</p> <p>Несмотря на то, что системой &laquo;ДЕЛО&raquo; охвачены все подразделения, для полной автоматизации документных процессов (то есть для включения в электронный документооборот конечных исполнителей) недостаточно лицензий. Чтобы полнее использовать преимущества СЭД, специалисты &laquo;КС-Консалтинг&raquo; рекомендовали заказчику рассмотреть вариант увеличения количества АРМ.&nbsp;</p> <p>Ссылка на новость: <a title="https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=29848" href="https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=29848" target="_blank">https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=29848</a></p>

ООО "Электронные офисные системы"

Москва, ул.Шумкина, д.20 стр.1,
Москва 107113,
Россия

Рассылка

Powered by PRNEWS.io